PDF保存の重要性とは

今現在、世界では毎年、何十億もの PDF文書が生成されています。いえ、もっと多いかもしれません。PDFファイルは、HTML や XML に次いでインターネット上でコンテンツを配布する最も一般的な方法です。今日の多くの企業や各種の団体・機関は、PDFを使って、顧客、見込み客、従業員、クライアント、有権者、学生とやり取りし、フォーム、レポート、口座明細書、記事、その他のさまざまな種類のコンテンツを送信しています。 このように、PDFが非常に人気のある大きな理由の 1 つは、PDF文書で提供するコンテンツが作成時に意図したとおりに保持されることを期待できるからです。 PDF の「保存」ということがどうして重要なのか、今回は説明してみましょう。

今、PDFにできること

PDF形式の大きな利点は、コンテンツの安定性と信頼性が維持されることです。作成する PDF文書に含める内容は、そのドキュメントを表示するために使用するハードウェア、OS、そしてソフトウェアに関係なく、常に同じように見ることができます。PDF文書を開いたときの外観は、プラットフォームによって異なりません。PDFにとっては、一貫性があることは当然と言えます。

Adobe Acrobat を使用してPDF文書のコンテンツを簡単に編集したり、コメントを追加したりできますが、そのPDF文書の改ざんは、ちょっとしたセキュリティを追加することで簡単ではなくなります。 例えば、PDF文書にパスワードを追加したり、電子署名をPDF文書に追加したりして、文書に署名した人物を識別および確認することができます。さらに、PDF文書が署名された後、ファイルをロックすることもできます。署名およびロックされたPDF文書のコンテンツを変更しようとすると、誰かがファイルを変更しようとしたことを示すために使用できる暗号化レコードが生成されます。Wordで作成して PDF ファイルに変換したレポート、契約書、エッセイなどは、使用しているコンピューターやプリンターに関係なく、PDF文書と同じように表示および印刷されることを信じられます。

PDF文書はいつまで読まれるか

このセキュリティは、数日や数週間続くだけではありません。例えば40年後に誰かがその PDF文書を読む必要がある場合だったとしても、PDF/Aとして保存しておくことでファイル内のコンテンツを無期限に保存することができます。あるいは、監査人または請負業者が、30 年前の建物の設計文書を見て、改築または増築の設計を評価したいと考えている場合があります。それから、とある学者は40 年前に音楽協会のために作成されたニュースレターや雑誌を見たいと思うかもしれませんし、弁護士は民事訴訟での法的議論を裏付けるために、30 年後の契約書や取引文書を検討する必要があるかもしれません。PDF文書は今現在も機能し続けられるので、なんなら自分の孫のためにも残す文書にも使えます。

PDFを保存すること、それは重要なドキュメントを今後何年にもわたって保護するための確実な方法であり、それが非常に重要な理由と言えます。イーストの提供するAdobe PDF LibraryのPDF Optimizerの機能を使うことで、PDFのサイズを小さくし保存しやすくすることや、PDF/Aへの保存なども容易に実現できます。こういった要件をお持ちでしたら是非一度ご相談ください。