こんにちは。開発事業本部でマネージャーをやっている矢沢です。
今回は直接技術的な話ではありませんが、実際に使っているMicrosoft Teams（以下、Teams）の活用について書いてみたいと思います。
当社では、Teamsを全員利用しており、社内での案件でのやりとりのほか、業務連絡的なことも以前のメールではなくTeamsチャットを利用するようになり、少なくとも社内でのやりとりはほとんどメールを使う必要がなくなりました。
やはり大きな転機はコロナ禍によるテレワークの普及で、対面でなくてもスピーディーにやりとりできることが大きな魅力です。（ネットワークやサービス不調になると何もできなくという危険性はありますが。。。） また、TeamsといえばチャットだけでなくWeb会議を使うことが多いかと思います。
今回はTeaｍs会議でのTips的な情報を書いてみようと思います。
次のWeb会議から使えるおすすめ設定:bulb:
Teams会議の自動レコーディング:sound:
私は社内で毎月Teamsを使ったWebでの定期勉強会を開催していますが、業務の都合により参加できない人のために毎回発表者の同意を得たうえで勉強会のWeb会議をレコーディングして後からでも閲覧できるようにしています。
毎回手動でレコーディングを始めることが多いのですが、ついうっかり冒頭部分でのレコーディングを忘れてしまっていて抜けてしまったということもありました。
そういった場合はTeamsでの自動レコーディング設定をONにしておくと便利です。
こちらの設定はTeamsアプリで会議の詳細を見ていても直接出ているわけではなく、いったんWebサイトに飛んで設定することになります。
手順としては次のとおりです。
- Teamsアプリで会議の詳細を開き、「会議のオプション」（隠れている場合は「…」をクリックすると出てくる）を選択する
- Webブラウザで設定画面が開くので、「自動的にレコード」を「はい」にする
以上で設定完了です。
注意事項としては、誰か一人でも参加すると自動的にレコーディングが始まってしまいます。その場合は「ロビーを迂回するユーザー」を設定して、その人が参加した場合のみレコーディングが始まるようにすると良いです。
レコーディングデータを自動削除されないために:warning:
レコーディングされた動画は実際にはSharePoint上に配置されますが、そのままだと120日間で動画が削除されてしまいます。 削除せずに残しておきたい場合は動画が作成されたあと、SharePointへのリンクのところから有効期限の削除などを行えば良いです。
Web飲み会でも役に立つ2つの機能:beers:
コロナ禍ですっかり社員同士の飲み会が減りましたが、古き良き「飲みニケーション」を求める人は一部でいまだに健在です。実際の店舗での集合が難しい場合にWeb飲み会という手段がありますが、通常の飲み会と違い、誰かが発言すると残りの人は聞き役に回ってしまうなど、やはり勝手が違ってしまいます。
全員参加している一体感を出すため、本来の使い方ではないとは思いますがTeamsにある機能を使うことができます。
1. Microsoft Whiteboard:pencil:
参加者全員がホワイトボード上に描画できます。私はこの機能を使って「絵しりとり」を開催しました。 参加者で順番をあらかじめ決めておき、最初の人にお題をチャットで連絡します。 例えば「動物」や「食べ物」などと曖昧なもので良いです。 制限時間を決めて（1分程度）時間になったらその画像を保存し、いったんまっさらに戻して次の人がしりとりになるように次の図形を書いていき、全員が終わったら先頭の図形から全員で答えあわせをするという単純なものです。、 マウスでのフリーハンドで描画するのは難しいですが、かえってそこが珍回答を産んだりしてもりあがります。 なお設定にある「手書き入力された図形の強化」がオンになっていると図形が勝手に補正されてしまうので、こちらはオフにしておくと良いです。
2. ブレークアウトルーム:coffee:
Web飲み会の参加者が多いとなかなか発言できない人が出てきてしまうかもしれません。そういった場合はブレークアウトルームが利用できます。 こちらは参加者を一時的に別のチャネルに移動することができ、一定時間が来たら元のチャネルに戻せます。 適切な人数になるよう部屋の数を決めてランダムで振り分けることによってそれまであまりコミュニケーションをとっていなかった人たちでの会話を促進することができます。 注意点としては、主催者は自動で振り分けされず自分でどのチャネルに入るかを操作する必要があります。
最後に
Teams会議の活用方法について簡単に記載しましたが、いかがでしょうか？
TeamsはMicrosoftが力を入れており、今後ますます機能が充実されてくるかと思いますので、新しい機能が出たら色々と試してみると良いかと思います。
