アプリで簡単、PDF変換
突然ですが、Excel文書のPDFへの変換、どうしてますか？ まず、Excelファイルを作成したExcelのアプリをそのまま使うのであれば、変換したいファイルを開いたまま、「別名保存」または「コピーを保存」とし、種類を「PDF」にするだけでできるのは皆さんご存じでしょう。
利用中のパソコンにAcrobatがインストールされているのであれば、Excelのファイルメニューに「Adobe PDFとして保存」が選べるようになりますので、手軽にPDF変換が可能となります。「Adobe PDFとして保存」を選択すると、Acrobatのアドインである「Acrobat PDFMaker」のウィンドウが開き、ExcelファイルのうちどのシートをPDFにするか等を選んでPDF作成ができます。
Excelがなくてもできる？
上述のPDF変換は、ExcelファイルをExcelアプリで開いて、そこから保存したり変換したりする方法でした。やはり、ExcelファイルはExcel本体がないと開けず、PDFへの出力もできないのでしょうか。
いえ、実はExcel本体やOffice製品がなくても、PDFへ変換することができます。それは、Excel等Officeファイルから直接PDF変換を行う製品やサービスを利用することです。
例えば、アンテナハウス社の「Office Server Document Converter」という製品があります。この製品を使うと、OfficeやOffice互換のモジュールをインストールすることなく、単体でExcel等のOfficeファイルのPDF変換が可能です。
大量のExcelを自動変換も
こういった製品を使うことで、Excelで作成された文書が山ほどあってそれをPDFに変換したい、そんなときも一つずつファイルを開き、PDFに保存していく必要はなくなります。例えば、スクリプトで変換ツールを呼び出し、変換したいファイルやそれが含まれるフォルダを指定することで、自動的な変換が行えます。
これらの製品は、自分たちの開発するプログラムに、PDF変換製品の機能やモジュールを組み込むことできますので、柔軟な使い方が可能です。社内ワークフローの一処理として活用することもできるのではないでしょうか。
大量のOffice文書をPDF化し、業務改善につなげた事例はこちら。
注意点
OfficeファイルのPDF変換を行うことのできる製品は、Excel等のOffice製品本体を必要とせず、またサーバー上で自動変換なども行うことができるので大変便利です。
しかし、これらの製品を利用するにあたって、一つ注意点があります。それは、Officeから変換したPDFは、元の文書と見た目が違っている可能性があることです。文書のレイアウト、文字のサイズや修飾、図形の位置など、様々な部分で差が出てくることがあります。
実際に業務システムで利用される帳票PDFでは、環境によるレイアウト崩れやフォント差異が問題になることもあります。
Excelファイルには文字や画像のみならず、表や図形などの複雑な要素が含まれていることがあります。変換を行うソフトウェアは、これらの要素を解釈しPDF上に表現しないといけないため、ソフトウェアの種類により差が出てしまうことがあり得るのです。
まとめ
ExcelからPDFへの変換用の製品を選ぶ際には、自分がよく使うような形式の文書に近いもので事前に試用し、変換結果を比較してみるとよいでしょう。
自分の使うExcelの内容の傾向で、どの変換ソフトウェアが合っているか、相性のようなものがあると言えます。できれば複数の製品の変換結果を比較してみるのもよいでしょう。
イーストでは、実績のあるアンテナハウス社製の「Office Server Document Converter」のご提供が可能です。事前にお試しいただくことができますので、試用されたい場合はイーストまでお声がけください。
Office文書のPDF化を業務システムへ組み込みたい方は、導入事例もご覧ください。
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