こんにちは。事業推進チームです。

会社の事務・営業系の業務って、文書作りが多いですよね。毎回同じような文書とはいえ、重要な数字が入っていたり、相手先の会社名があったりで、間違えてはいけないものが多く、結構気を使います。似たような文書を使い回して効率化もできますが、普段使っていないような文書の場合は一から全体を作らなくてはならず、結構な手間と時間がかかるものです。

今回はCopilot for Microsoft365を活用して、Wordでの日常的な文書作成の支援を試してみました。どこまで業務の手助けをしてくれるのでしょうか。

Copilot for Microsoft365のWordにやらせたいこと

まずCopilot×Wordでできる効果的な活用例は何でしょうか。これもすぐにCopilotに聞いてしまうのが早いですね。下記の回答をしてくれました。

・文書の校正や編集の支援 ・文書の書式や文体の改善の提案 ・文書内の情報の検索や参照 ・文書の作成に関するアドバイスやヒントの提供 ・Word内の機能やコマンドの使用方法の説明 ・文書の作成に関する一般的な質問への回答

Wordでの文書作成に関して、様々な活用方法があるようです。それぞれどこまでやってくれるのか、試してみたいものです。

文書作成にチャレンジ！

文書作成や編集は、言語処理の得意なChatGPTでは元々得意な分野でしょう。また、品質向上のための支援も得意そうです。

今回はせっかくのWord×Copilotですから、単にテキストを作成してもらうというよりは、それなりの完成度を持った文書まで作らせることができないか？というところにチャレンジしてみたいと思います。 もちろん文書内容も作って欲しいのですが、レイアウト含め少し手直しをすればある程度使える状態にまでしてくれるのが理想です。

作りたい文書の内容や形式について多くの指示、情報を与えることで、完成度は高くなりますが、今回は必要最低限の情報でどこまでやってくれるのか試してみます。

雛形を作ろう

見積書や注文書を作る際に、決まった書式がない場合、どう作ったらいいか悩むことはありませんか？そこでまず、内容はさておき、雛形（書式）作ってもらいたいと思います。

例えば、「注文書」のフォーマットが欲しいものとします。 Wordを起動し、下記のようにCopilotへのプロンプト（指示）を入力する画面を出します。

ここで「注文書の雛形を作ってください」と入れ、「生成」を押します。少し待つとWord画面上に文書が生成されてきました。 必要な項目は揃っているようですが、単に箇条書きにしたようなものとなってしまいました。生成直後の青く色の付いている状態だと未確定の状態となり、これに対してプロンプトを追加して再度修正ができます。

ここで、「見やすいレイアウトにしてください」と入れてみました。 そうすると、今度は表のような形式で作ってくれました。どうでしょうか、もちろん手直しは必要ですが、とりあえず作成のベースとしてなんとか使えるものではないでしょうか。

文書内容も作ってもらおう

文書の雛型を作ってもらうだけでもいいですが、今度は内容も含めてある程度完成度の高いものを作ってもらおうと思います。 内容の指示はあえて丁寧に書かず、メモ書き程度の必要最低限のものです。上司から指示されて作るようなイメージですね。このプロンプトをCopilotに与え生成してみます。

下記の明細で見積書を作ってください。 油性ペン@96 x 23 油性ペン太字＠126 x 12 ボールペン 油性＠98 x 36 ボールペン ゲルインク＠180 x 18 多機能ボールペン@240 x 9 ふせん5色＠85 x 10

さて、少し待つと見積内容が本文に表示されたました。先程同様にレイアウトの指示も加えると、下記が出来上がりました。いかがでしょうか。

実はこのプロンプトには、どれが項目名であるとか、数字が単価や数量であることも明示していないのに、@（アットマーク）や、x（小文字のエックス）の意味を理解して内容に反映させています。 更には商品ごとの小計および総合計を計算し、記載してくれています。これも指示にはありませんが「見積書」に必要な項目としてAIが判断したということなのでしょう。また、見積書に必要そうな備考も追加してくれています。

プロンプトでは詳細な指示がないにもかかわらず、全体としてはそれなりにうまく作ってくれているのではないでしょうか！

まとめ

今回はWordでのCopilotの活用方法の一例をご紹介させて頂きました。いかがでしたでしょうか？まだまだ手探りで試している状態ではありますが、プロンプトの使い方次第でもっと便利な使い方ができそうです。

なお、Copilotをいろいろと試していると、ときどき生成に失敗（中断）することがありました。そういった点が改善されると更に使い勝手がよくなると思いますので、今後の進化にも期待しています。

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