売上集計や顧客管理、在庫確認など、多くの企業でExcelは今でも欠かせないツールです。
実際、
- データベースからCSVを出力する
- Excelで加工する
- 必要な情報だけ抽出する
という運用を行っている企業も少なくありません。
しかし、データ量や業務の複雑さが増えるにつれて、
「最近Excelが重い」
「担当者しか分からない」
「毎回同じ作業を繰り返している」
という課題が発生するようになります。
この記事では、Excelによるデータ抽出が限界を迎える理由と、その解決の考え方について解説します。
■Excelはなぜ使われ続けるのか
まず前提として、Excelが悪いわけではありません。
Excelには
- 誰でも使える
- 導入済みの企業が多い
- 加工しやすい
- 集計しやすい
という大きなメリットがあります。
そのため、「まずExcelでやってみる」というのは自然な流れです。
問題は、Excelが想定している範囲を超えて使い始めた時に発生します。
理由① データ量が増えると重くなる
最も多い課題です。
例えば、
- 数万件の顧客データ
- 数年分の売上データ
- 大量の商品マスタ
などを扱うようになると、Excelは徐々に動作が重くなります。
よくある状況として、
- ファイルを開くだけで時間がかかる
- フィルターに数秒かかる
- 保存が遅い
- フリーズする
といった問題があります。
実際には、データベースは大量データを扱うために作られています。
一方でExcelは、「人が見て編集するためのツール」です。
つまり、大量データを検索・抽出する用途では限界が出てきます。
理由② 属人化が進む
Excel運用で見落とされがちなのが属人化です。
例えば、担当者Aが作ったExcelファイルに
- 複雑な関数
- ピボットテーブル
- マクロ
が組み込まれているケースがあります。
そして数年後、担当者が異動すると「誰も触れないExcel」が完成します。
よくある会話です。
「このファイル誰が作ったんだっけ？」
「Aさんです。」
「Aさんは？」
「3年前に異動しました。」
Excelは自由度が高い分、運用ルールが無いとブラックボックス化しやすいという課題があります。
理由③ 毎回同じ作業を繰り返している
意外と多いのがこのパターンです。
例えば毎週、
- データを出力
- CSV保存
- Excelに読み込み
- フィルター
- 集計
- 配布
という作業を行っているケースがあります。
担当者からすると、「当たり前の作業」になっていますが、よく考えると毎回同じことを繰り返しています。
さらに、
- 手順間違い
- コピー漏れ
- 集計ミス
も発生しやすくなります。
■本当の問題はExcelではない
ここで誤解してほしくないのは、Excelが悪いわけではないということです。
問題は、「検索・抽出する仕組みが無い」ことです。
本来であれば、必要な情報を指定して
- 顧客
- 商品
- 期間
- 担当者
などを選択するだけで、必要なデータを取り出せるのが理想です。
しかし実際には、そのための仕組みが無いため、Excelがデータベース代わりになってしまっています。
■解決の考え方
データ活用を効率化するためには、「Excelに出してから考える」のではなく、「必要なデータを最初から抽出する」という考え方が重要になります。
例えば、
- 条件を選ぶ
- 必要な項目を選ぶ
- データを検索する
という仕組みがあれば、毎回Excel加工する必要はありません。
■現場担当者が直接データを活用する時代へ
最近では、SQLを書かなくてもデータベースから情報を取得できるツールもあります。
これにより、
- 情シスへの依頼削減
- Excel加工の削減
- 業務スピード向上
が可能になります。
重要なのは、「データを使いたい人が自分でデータを取り出せること」です。
■まとめ
Excelによるデータ抽出が限界を迎える理由は、
- データ量が増えて重くなる
- 属人化しやすい
- 同じ作業を繰り返している
という3つにあります。
Excelは優れたツールですが、データベース検索ツールではありません。
データ活用が本格化してきた企業ほど、検索や抽出の仕組みそのものを見直す必要があります。
次の記事では、なぜ多くの企業でデータ抽出を情シスや開発部門へ依頼することになり、その結果どのようなロスが発生するのかを解説します。
