売上データを見たい。
顧客情報を確認したい。
特定商品の受注状況を調べたい。
そんな時、多くの企業では
「情シスに依頼してください」
「開発に問い合わせてください」
という運用になっています。
もちろん、システム管理やデータ品質を考えると必要な仕組みです。
しかし現場からすると、
- すぐ見たい
- 自分で確認したい
- ちょっと調べたいだけ
というケースも少なくありません。
この記事では、
- なぜデータ抽出依頼は遅くなるのか
- 現場ではどのようなロスが発生しているのか
- どうすれば改善できるのか
を解説します。
■データ抽出依頼が発生する理由
多くの基幹システムや業務システムでは、データがデータベース内に保存されています。
しかし現場担当者は
- SQLが分からない
- データベースへ直接アクセスできない
- システム構造を知らない
ため、必要なデータがあっても自分では取り出せません。
結果として、
現場
↓
情シス
↓
開発
↓
データ抽出
↓
現場
という流れになってしまいます。
■なぜ依頼すると時間がかかるのか
理由① 抽出依頼は優先順位が低い
開発部門や情シスには、日々さまざまな依頼が来ています。
例えば
- システム障害対応
- サーバーメンテナンス
- セキュリティ対応
- 新規開発案件
などです。
その中で、「売上データを一覧で見たい」という依頼は緊急度が低くなりがちです。
その結果
今日依頼
↓
来週対応
になることも珍しくありません。
理由② 何度もやり取りが発生する
最初から要件が明確なことは少なく、こんなやり取りが起こります。
現場 「今年の売上をください。」
情シス 「どの商品ですか？」
現場 「全商品です。」
情シス 「期間は？」
現場 「4月からです。」
こうして何往復も発生します。
そして納品後に「やっぱり担当者別で見たいです」が始まります。
結果として、実際の抽出よりも調整に時間がかかることがあります。
理由③ 現場のスピードと合わない
現場では、
会議中
営業訪問前
月次報告前
など、すぐにデータが必要になる場面があります。
しかし依頼方式では数日後にデータが返ってくることもあります。
すると、
待つ
↓
Excelで代用
↓
手作業集計
が始まります。
本来データが存在しているのに、確認できないために別作業が発生している状態です。
■見えないロスが積み上がる
データ抽出依頼の問題は、待ち時間だけではありません。
例えば
毎月
- 抽出依頼
- メール送信
- 確認
- 再依頼
を繰り返すと、年間ではかなりの時間になります。
さらに、情シス側も
- 同じ依頼が何度も来る
- 毎回似たSQLを書く
- 定型作業が増える
という負担を抱えます。
つまり、現場だけでなく情シスも疲弊する状態になります。
■本当の問題は誰も悪くないこと
ここで重要なのは、
情シスが悪いわけでも
現場が悪いわけでもない
ということです。
問題は、データを見たい人が自分で確認できる仕組みが無いことです。
そのため、本来は簡単な確認でも依頼業務になってしまいます。
■解決の考え方
理想的なのは、必要な権限の範囲で現場担当者が自分で検索できることです。
例えば、
- 期間を選ぶ
- 商品を選ぶ
- 担当者を選ぶ
だけで必要なデータが一覧表示されれば、抽出依頼そのものが減ります。
情シスは本来やるべき
- システム管理
- セキュリティ
- 改善業務
に集中できます。
■SQLを書かずにデータ抽出する方法
最近では、SQLを書かなくても業務担当者がデータを検索・抽出できるツールもあります。
例えば、
- 顧客情報
- 売上情報
- 在庫情報
などを、画面上から条件指定するだけで取得できます。
これにより、
データ確認したい
↓
依頼する
ではなく
データ確認したい
↓
自分で確認する
へ変えることができます。
■まとめ
データ抽出依頼が遅くなる理由は、
- 優先順位が低くなりやすい
- やり取りが多い
- 現場のスピードと合わない
からです。
そして本当の問題は、
「必要な人が必要な時にデータを見られないこと」
にあります。
業務効率を改善するためには、依頼を減らし、現場で必要なデータを活用できる仕組みを整えることが重要です。
次の記事では、実際にSQLを書かずにデータ抽出を行う方法と、現場主体のデータ活用を実現する考え方について解説します。
