金融機関では、申請書や稟議書、報告書など、多くの文書がPDF形式で管理されています。しかし、日常業務の中ではPDFへのスタンプ追加や注釈記入などの加工が必要になる場面も少なくありません。
このような作業のためだけに専用のPDF編集ソフトを利用しているケースもありますが、システムが増えることで運用負荷やライセンス管理の手間が発生します。
今回は、既存のドキュメント管理システムにPDF編集機能を組み込み、業務効率化を実現した銀行での活用事例をご紹介します。
金融機関におけるPDF運用の課題
今回ご紹介するお客様は、国内のメガバンクです。
行内では日々膨大なPDF文書が作成・共有されており、高いセキュリティ要件と業務効率化を両立させる仕組みが求められていました。
これらの文書を回覧する際には、
- 機密レベルを示すスタンプの押印
- 閲覧時の注意事項の追記
- 回覧目的に応じた文書の加工
といった定型業務が発生していました。
作業自体は複雑なものではありませんが、そのために利用者ごとにPDF編集ソフトを起動し、個別に編集作業を行う必要がありました。
こうしたPDF加工処理をシステム内で自動化したい企業様は、あわせてこちらの記事もご覧ください。
「PDF編集ソフト」を利用した運用の課題
従来の運用では、PDF文書の管理はドキュメント管理システムで行われていました。
しかし、ドキュメント管理システムにはPDF編集機能が実装されておらず、利用者は別のPDF編集アプリケーションを起動して加工処理を行う必要がありました。
このような運用では、
- システム間の切り替えが発生する
- 利用者の作業負担が増える
- ソフトウェアの管理コストが発生する
- 操作教育が必要になる
といった課題が生じます。
国内メガバンクで実現したPDF業務の効率化
メガバンクのように多数の利用者が存在する環境では、PDF編集ソフトを個別に運用する負荷も大きくなります。
PDF編集機能を既存システムへ統合することで、利用者は普段利用している業務システム上でPDF加工を行えるようになり、運用管理の効率化とユーザー利便性の向上を実現しました。
その結果、
- PDF編集ソフトを別途起動する必要がない
- 既存のワークフローを維持できる
- 利用者の操作負担を軽減できる
- PDF処理をシームレスに実施できる
環境を実現しました。
また、Adobe PDF LibraryはAdobe純正のPDF技術をベースとしているため、高い信頼性を持つPDF処理環境を構築できる点も大きなメリットです。
PDF編集機能を既存システムへ追加したい企業様へ
Adobe PDF Libraryは、今回の事例のようなドキュメント管理システムだけでなく、
- 文書管理システム
- 電子帳票システム
- 基幹業務システム
- Webアプリケーション
- クラウドサービス
など、さまざまなシステムへPDF機能を組み込むことができます。
例えば、
- PDF生成
- 注釈追加
- スタンプ追加
- セキュリティ設定
- PDF最適化
- PDF変換
といった機能の実装に活用されています。
Adobe PDF Libraryについて詳しい情報はこちら
まとめ
金融機関では、日々大量のPDF文書が扱われており、業務効率化やセキュリティ維持の観点からも、PDF処理のシステム統合が重要なテーマとなっています。
今回の事例では、Adobe PDF Libraryを既存のドキュメント管理システムへ組み込むことで、利用者の業務負荷を軽減しながら、従来のワークフローを維持したままPDF加工を実現しました。
PDF編集機能の組み込みや、既存システムへのPDF処理機能追加をご検討の際は、お気軽にご相談ください。
