DXを進める前に見直したい現状のデータ管理

「必要なデータを探すのに時間がかかる」
「報告資料を作るために複数のExcelを集計している」
「Accessで作った仕組みを誰もメンテナンスできない」

このような課題を抱えていないでしょうか。
データ活用やDX推進を進めるうえで、最初に見直すべきなのは分析ツールの導入ではなく、データを適切に管理・活用するための基盤です。

属人化とデータの分散

長年利用しているExcelやAccessでは、

  • VBAで独自にカスタイマイズされている
  • 設計書や運用ルールが残っていない
  • 作成した担当者が異動・退職している

といったケースが少なくありません。
また、業務ごとに別々のExcelファイルで管理されていたり、個人のPCや共有フォルダ内に複数のファイルが保存されていたりすることで、データが分散してしまうケースもよく見られます。

その結果、「誰が最新の情報を管理しているのか分からない」「必要な情報を探すのに時間がかかる」「担当者しか内容を把握していない」といった状況が発生しやすくなります。

分析やレポート作成に時間がかかる

ExcelやAccessに加え、販売管理システムや会計システムなど複数の場所にデータが存在している場合、業務状況の把握や分析にも多くの工数が必要になります。
進捗管理や実績管理などを確認するために、それぞれのシステムやExcelファイルからデータを収集し、手作業で集計している企業も少なくありません。

本来は業務改善や意思決定に活用できるはずのデータが、「集めること」や「整理すること」に時間を費やしてしまっている状態になっているのです。

データ活用の第一歩は「情報の一元管理」

データ活用というとAIやBIツールをイメージされることがあります。
しかし、データが複数のシステムやファイルに分散している状態では、必要な情報を集めるだけでも多くの時間がかかり、十分な活用が難しくなります。
そのため、DX推進においてまず重要となるのが、社内に散在しているデータを整理し、一元的に管理できる環境を整備することです。

例えば、

  • 複数のExcelやAccessで管理している情報
  • 販売管理システムのデータ
  • 顧客管理システムのデータ
  • 会計システムのデータ

などを集約することで、必要な情報へスムーズにアクセスできるようになります。
また、一元管理されたデータに対して、権限管理、履歴管理、複数人での同時利用、データの共有・検索といった仕組みを整備することで属人化の解消や業務効率化にもつながります。

データ活用を成功させるためには、分析ツールを導入する前に、まず「活用できるデータ基盤」を整えることが重要なのです。

Pleasanter（プリザンター）を活用した業務管理

こうした課題解決の選択肢の一つが、オープンソースのローコード開発プラットフォーム「Pleasanter」です。

Pleasanterでは、案件管理や問い合わせ管理、タスク管理など、さまざまな業務アプリケーションをノーコード・ローコードで構築できます。
Excelに近い操作性を維持しながら、データの一元管理や情報共有、ワークフローの仕組みを実現できるため、既存の運用から段階的に移行しやすい点も特徴です。

一元管理したデータを「見える化」する

情報を一元管理すると、これまで分散していたデータを活用しながら、業務状況をリアルタイムに把握できるようになります。


案件の進捗状況、問い合わせ件数の推移、担当者ごとの業務量などを、一覧やレポート形式で確認することが可能です。

また、プロジェクトや案件の進捗状況をガントチャートで可視化することで、遅延や負荷の偏りを早期に把握しやすくなります。
これまで複数のファイルを集計して報告資料を作成していた作業を削減できるだけでなく、必要な情報へ素早くアクセスできる環境の構築につながります。

さらに高度な分析はPower BIで

業務データが蓄積されてくると、次のステップは「分析」と「活用」です。
Pleasanterに蓄積したデータをPower BIと連携することで、売上推移や予実管理、問い合わせ件数の傾向分析など、経営判断や業務改善に役立つ情報を可視化できます。

データを蓄積するだけではなく、現状を把握し、課題を分析し、次のアクションにつなげることが重要です。
一元管理されたデータは、業務を支える情報資産として活用できるようになります。

イーストが基盤構築からデータ活用まで一貫して支援

イーストでは、単なるシステム導入やデータ移行だけでなく、お客様の業務課題を踏まえたデータ活用基盤の構築をご支援しています。

  • Excel・Access資産の調査・分析
  • 分散したデータの整理・統合
  • データ移行支援
  • Pleasanterを活用した情報管理基盤の構築
  • Power BIを活用した分析・ダッシュボード構築

一貫した対応が可能です。
イーストでは、データを整理し、活用基盤を構築し、その先の業務改善や意思決定につなげるところまで見据えたご提案を行っています。
詳細はデータ活用DXソリューションページをご覧ください。

まとめ

DX推進やデータ活用を成功させるためには、まず散在した情報を整理し、一元管理できる環境を整備することが重要です。

ExcelやAccessによる運用の属人化、複数システムへのデータ分散は、多くの企業が抱える共通の課題です。

イーストでは、現状調査からデータ整理、Pleasanterを活用した業務管理基盤の構築、PowerBIによる分析環境の整備まで一貫してご支援します。「どこから着手すればよいか分からない」という段階でもお気軽にご相談ください。