企業システムのクラウド化が進む中で、
- Microsoft 365へ移行した
- SaaSを利用するようになった
- Webシステムへ切り替えた
という企業が増えています。
一方で、「人名外字はクラウドでも使えるの？」という疑問を持たれるケースも少なくありません。
特に、
- 「髙」
- 「﨑」
- 「𠮷」
- 「邉」
などの異体字・俗字を扱う業務では、クラウド移行時に初めて外字の問題へ直面することがあります。
本記事では、
- 外字はクラウドで利用できるのか
- なぜ問題になるのか
- 検討時に確認すべきポイント
を分かりやすく解説します。
なぜクラウド化で外字が問題になるのか
従来の社内システムでは、各PCへ外字フォントをインストールして運用しているケースが少なくありません。
例えば、
社内サーバ ⇒ 同じネットワーク ⇒ 同じ外字フォント
という環境です。
そのため、利用者全員が同じ文字を表示できます。
しかし、クラウド環境では事情が変わります。
利用者は
- 自宅
- 支店
- ノートPC
- タブレット
など様々な環境からアクセスします。
すると、
外字フォントが入っているPC ⇒ 外字フォントが入っていないPC ⇒ 文字化け
という状況が発生します。
よくあるクラウド移行後のトラブル
特に次のようなケースが多くあります。
顧客名が正しく表示されない
例えば、
「高橋」ではなく
「髙橋」のような異体字が正式名称の場合。
外字が利用できない環境では、□橋や？となることがあります。
Web画面では見えるが帳票で崩れる
システムによっては
画面 ○ ⇒ 帳票 ×
になることがあります。
特に
- 申請書
- 契約書
- 名簿
- 会員管理
などでは問題になりやすいです。
利用者ごとの表示差異
同じシステムでも、利用者の環境によって表示結果が変わるケースがあります。
これはクラウド化後によく発生する課題です。
Microsoft 365では外字は使える？
Microsoft 365自体はUnicodeを利用しています。
そのため、多くの人名漢字は表示できます。
しかし、企業や業界によっては、Unicodeだけでは対応できない文字を利用している場合があります。
例えば、過去から利用している独自外字や業界固有文字です。
その場合、単純なクラウド移行だけでは対応できないことがあります。
SaaSやWebシステムではどうする？
ここで重要なのが、「外字フォントを利用者へ配布する前提」で考えないことです。
クラウド環境では、利用者PCへインストールよりも
サーバー側で管理する考え方が主流になってきています。
つまり、外字を各利用者へ配布するのではなく、システム側で外字表示を実現する方法です。
クラウド時代の外字運用で確認したいこと
クラウド化を検討する際は、次のポイントを確認することをおすすめします。
✅ 利用している外字の有無
✅ Web環境で表示できるか
✅ 帳票やPDFでも表示できるか
✅ 利用者ごとの差異がないか
✅ 運用管理方法
ここを整理しておくことで、移行後のトラブルを防ぎやすくなります。
まとめ
外字はクラウド環境でも利用可能です。
ただし、従来の各PCへ外字フォントを配布するという運用をそのまま持っていくことは難しいケースがあります。
そのため、クラウド化では
- どう表示するか
- どう運用するか
を事前に検討することが重要です。
クラウド環境で外字を利用する場合、次に気になるのは
「実際にWebシステムではどうやって表示するのか？」
という点です。
こちらの記事で詳しく解説しています。
