企業システムで人名外字を利用している場合、
- 利用者のPCごとに外字フォントをインストールしている
- 新しいPCを導入するたびに設定している
- 外字ファイルを配布して運用している
というケースは少なくありません。
しかし近年は、
- クラウドサービスの活用
- テレワークの定着
- Webシステムへの移行
が進んだことで、従来の「PCごとに外字を配布する運用」に限界を感じる企業も増えています。
本記事では、
- なぜ外字配布運用が課題になるのか
- Webシステム時代に起きやすい問題
- 運用負荷を減らすための考え方
について解説します。
外字フォント配布とは？
従来の外字運用では、利用者が使用するPCへ外字フォントをインストールし、全員が同じ文字を利用できる状態を作る方法が一般的でした。
イメージとしては、
外字フォント
↓
全利用者PCへインストール
↓
同じ文字を表示
です。
社内ネットワークだけで利用するシステムでは、比較的シンプルに運用できます。
なぜ問題になるのか？
クラウド化やWeb化が進むと、この運用が徐々に難しくなります。
新しいPCの設定漏れ
利用者が増えたり、PCを入れ替えたりするたびに、外字フォントをインストールする必要があります。
例えば、
新入社員
↓
PC配布
↓
外字未インストール
↓
文字化け発生
というケースです。
担当者にとっては小さな作業でも、利用者が増えるほど負担は大きくなります。
利用者ごとに表示結果が変わる
最も多いトラブルです。
AさんのPC
↓
正しく表示
BさんのPC
↓
文字化け
という現象が発生します。
その結果、
「自分の環境だけおかしい」
「どの文字が表示されるのか分からない」
という問い合わせが増えることがあります。
社外利用者へ配布できない
クラウドサービスや会員向けシステムでは、利用者PCへ外字を配布することが現実的ではありません。
例えば、
- 会員サイト
- 学校システム
- 葬祭システム
- Web申請システム
などです。
利用者が数百人・数千人になると、個別インストールを前提とした運用は成立しません。
クラウド時代に増えている課題
近年は、WebシステムやSaaS利用が増えたことで、次のような課題が発生しています。
在宅勤務で環境がバラバラ
社内PCだけでなく、
- ノートPC
- モバイルPC
- 仮想環境
など、利用環境が多様化しています。
その結果、同じシステムでも表示結果が違うという問題につながります。
Web画面では見えるが帳票で文字化け
画面表示は問題なくても、
帳票出力
↓
PDF化
↓
印刷
の過程で文字化けするケースがあります。
特に、人名を扱うシステムでは大きな問題になります。
システムごとに管理方法が違う
企業内には、
- 基幹システム
- Webシステム
- 帳票システム
など複数のシステムがあります。
システムごとに外字管理が異なると、運用負荷がどんどん増えていきます。
配布運用を続けると何が起きる？
外字配布運用そのものが悪いわけではありません。
ただし、利用者やシステム数が増えるほど、次のような問題が起きやすくなります。
✅ インストール作業の増加
✅ 管理コストの増加
✅ 問い合わせ対応増加
✅ 表示不一致
✅ クラウド移行の障害
つまり、システムを使うためではなく、外字を維持するための作業が増えてしまうのです。
クラウド時代の外字運用とは？
近年は、利用者PCへ配布するのではなく、サーバー側で外字を管理する考え方が増えています。
イメージとしては、
外字サーバー
↓
Webシステム
↓
利用者
です。
この場合、利用者が個別に外字フォントを持つ必要がありません。
そのため、
- クラウド環境
- 会員向けサービス
- Webシステム
との相性が良くなります。
まとめ
従来の外字運用は、PCごとにフォントを配布する方法が中心でした。
しかし、
- クラウド化
- SaaS利用
- Webシステム化
が進む現在では、管理負荷や運用コストが課題になるケースも増えています。
特に、利用者数が多いシステムでは、
「どう配布するか」よりも
「どう管理するか」
という視点が重要になります。
では実際に、
Webシステムやクラウドサービスで外字を利用するにはどうすればよいのでしょうか。
こちらの記事で詳しく解説しています。
