リモートワークの時代
今や、好むと好まざるとにかかわらず、多くの業務においてリモートで作業することが定着していると言えます。日本における新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の流行は2020年から始まりましたが、この世界的なパンデミックが席巻するより前から、リモートワークはすでに多くの業界で広まり始めていました。
もちろん業種、職種にもよりますが、現在リモートでの作業ができる、または許可されている人々の数はかなり多くなっているのは事実でしょう。そしてもはやこれが標準的なものとなりつつあります。一つ良いニュースとして受け止めることができるのは、COVID 中に望ましいリモートワークへの移行が非常に成功しており、事業主と従業員の両方から、それに対する態度が前向きになっていることです。
世間一般でも、リモートワークが好まれるようになってきていますが、業務における対面でのコラボレーションや、対面での商談に慣れている場合はなおさらです。テクノロジーの進歩のおかげで、リモート ワークフローは非常に効率的になりました。
そして、例えばデジタル署名と組み合わせて PDF フォーム処理を使用することで、その効率を大幅に向上させることができます。
PDFフォームでリモートワークフローを最適化
このリモート ワークの時代に、自動化されたPDF フォームのプロセスを使用せずに操作しようとすると、手動でデータ入力を行う必要があるため、担当者の手間＝コストがかさむ可能性があります。フォーム処理の技術を実装することで、政府、金融、医療、教育など、さまざまな分野にまたがる顧客、見込み客、従業員、学生、またはパートナーからの情報を効率的に収集および管理ができます。
PDF フォームがリモート ワークフローにどのように役立つかの例を挙げてみます。PDFフォームを活用することにより、下記のようなメリットがあります。
・必要なデータを安全かつ電子的にすばやく取得
・バーコード付きフォームを使用して、大量のフォーム データを効率的に収集する
・デジタルフォームへの入力と署名を簡単にすることで、顧客のエクスペリエンスを向上させる
・紙のフォームをデジタル署名可能なフォームに変換することで、書類のスキャン、FAX、メール送信を不要にする
PDF フォーム＋デジタル署名を活用する
また、PDF フォームの重要な機能であるデジタル署名を使用することで、リモートで作業している間もデジタルドキュメントを安全かつ有効に保つことができます。ペーパーレスなオンラインのやりとりが増加するにつれて、契約書、医療・税務関係などのドキュメントは、認証され、準拠していることが非常に重要になります。デジタル署名技術を使用することで、それらが電子的に確実になります。
デジタル署名はリモートのワークフローの効率化にどのように役立つのでしょうか。例えば以下のようなものが挙げられるでしょう。
・契約書、法律文書、人事関係契約書などの文書に迅速かつ電子的に署名すること
・デジタル署名の信頼性を簡単に検証すること
・リモートの作業にてモバイル デバイスを含むあらゆるデバイスを介して、顧客の同意を取得できるようにすること
まとめ
PDFフォームを使ったワークフローは、Adobe PDF Libraryを活用することで実現できます。Adobe PDF Libraryは、AdobeがAcrobatの内部で使用している処理と同じコアテクノロジーが使われた開発用ライブラリで、幅広いフォーム関連機能を備えています。
イーストでは、その他にもフォーム処理ワークフローの作成に役立ついくつかのツールを提供しています。ご興味のあるかたは是非一度お声がけください。
